Los indicadores clave de rendimiento, o KPI’s, son herramientas empresariales que sirven para medir y establecer metas en el mundo laboral. Desde que se empezó a implementar esta herramienta, las empresas han podido definir los objetivos que esperan alcanzar y hacer reevaluaciones antes, durante y después del desarrollo del evento.
En el campo que nos interesa, los eventos, establecer KPI´s también resulta un imperativo para las organizaciones y, para este 2023, no puedes llevar a cabo un evento sin antes conocer los indicadores más importantes. Quédate con nosotros y conoce con este sencillo decálogo qué no debes pasar por alto.
- Definir los objetivos para saber qué se quiere medir: El primer paso, y tal vez el más importante, es establecer cuál es el objetivo del evento para definir lo que se quiere medir. Establecer los objetivos del evento, a su vez, es un proceso complejo que va desde precisar al público objetivo o target, desarrollar un plan de mercadeo o delegar funciones, solo por nombrar algunos. Entonces, una vez que se tiene claro el objetivo del evento se establece qué se quiere medir, es decir, que información relevante debe analizarse y cuál puede quedar fuera de las mediciones.
- Tus objetivos deben ser SMART: Cuando usamos la palabra SMART no nos referimos a inteligente (por su traducción en inglés), si bien todo establecimiento de objetivos debe hacerse desde la agudeza, las siglas SMART hacen alusión a específico, medible, alcanzable, acotado y relevante. Esto quiere decir, que se deben delimitar al máximo, que realmente puedan ser estudiados y no sea un aspecto subjetivo, que se limiten a un tiempo en específico o que se ajusten a las necesidades específicas del evento o a una subsección dentro del evento y, por último, que sea un aspecto indispensable dentro del evento.
- Conocer al público según el costo o tipo de entrada: Dentro de los aspectos que no puedes dejar de medir se encuentra el estudio de los asistentes del evento a partir del tipo de entrada que compran, de los días en los que prefieren asistir o el tipo de ponentes (si es el caso) que prefieren escuchar. Esto es fundamental para saber si el evento fue un éxito en cuanto al equilibrio costo/beneficio y saber qué le interesa al público.
- Satisfacción de los colaboradores o patrocinantes: Los colaboradores o patrocinadores son uno de los pilares de cualquier evento y, para trabajar en ese mundo, es indispensable que los colaboradores sientan que se cumplieron con las metas y las promesas establecidas. Esto permitirá que la credibilidad de la organización se mantenga intacta y que puedan seguir contando con la participación de patrocinadores en el futuro.
- Satisfacción de los asistentes: Luego de conocer la opinión de los colaboradores y patrocinantes, debes conocer la opinión de los asistentes. Como lo decíamos anteriormente, es importante definir qué aspectos relacionados con la satisfacción quieres medir. Ten en cuenta que las opiniones pueden ser tan extensas o subjetivas que sería luego muy difícil filtrar y clasificar los comentarios. Por tal motivo es importante que se estructuren las preguntas con base en lo que realmente quieres saber, por ejemplo, ¿fue fácil comprar la entrada?, ¿los accesos al lugar cumplieron con las expectativas?, ¿los servicios como baños o accesos a comidas estuvieron bien ubicados y permanecieron funcionales durante el evento?, etc.
- Impacto en redes sociales: Debes tener en cuenta que muchas personas encuentran tedioso responder encuestas, sin embargo, en esta era de intercambio de ideas, ten por seguro que sí se tomarán el tiempo para escribir comentarios en las redes sociales del evento, o a través de sus cuentas, usando una etiqueta o hashtag. Esta acción te puede dar la oportunidad de recopilar información de valor, y de manera fácil, si empleas algún tipo de software de registro de información. Ten en cuenta también que debes tener todo un plan estructurado de respuestas, pues a diferencia de las encuestas, los comentarios de los usuarios quedarán a la vista de toda la comunidad.
- Rentabilidad del evento: Conocer los costos y la rentabilidad del evento tal vez sea uno de los KPI´s más importantes porque, como es lógico, si bien el desarrollo de un evento responde a ofrecer satisfacción y buenas experiencias a los asistentes, responde principalmente a un tema de recolección de capital e inversión. En ese sentido, debes conocer cuáles fueron las áreas de más inversión, si hubo fuga de dinero o gastos no previstos, ganancias generales y en qué sectores, es decir: ventas de entradas, compras de souvenirs, ventas de alimentos, entradas vips y cualquier otro elemento específico que se ajuste a las características de tu evento.
Recuerda que la idea de los KPI´s es medir la mayor cantidad de información posible para poder ser un organizador de eventos exitoso. En ese sentido te recomendamos que separes, de ser posible por sección o departamento, la información que quieras conocer. De esa forma tendrás un rango de información mucho más completo.
